1. Benutzen Sie keine “Default-/Catch-all”-Konten. Legen Sie für die Benutzer entsprechende Konten an, auch wenn dies zunächst aufwändiger erscheint,
2. Veröffentlichen Sie keine E-Mailadressen auf Ihren Webseiten, es sei denn, Sie haben diese durch Javascript oder ähnliche Techniken vor einem automatischen Extrahieren aus dem HTML Quelltext geschützt,
3. informieren Sie Ihre Mitarbeiter, damit diese nicht ihre geschäftliche E-Mailadresse in Foren, Social Networks oder auf ähnlichen Seiten für private Zwecke nutzen,
4. reagieren Sie niemals auf eine Spam Mail. Kaufen Sie niemals bei einem Spam Versender, auch wenn die Ware oder Dienstleistung noch so verlockend erscheint,
5. nutzen Sie “gemässigte” RBL Listen, um eingehende Nachrichten bereits während der SMTP Verbindung abzulehnen. Einige Listen sind durch deren Listing-Politik in die Kritik geraten, prüfen Sie daher vor einer Nutzung, ob die RBL Liste eine gute oder eher fragwürdige Reputation aufweist und ob es eine eindeutige (und kostenfreie) Möglichkeit des Entfernens von der Liste für einen betroffenen Administrator gibt,
6. aktivieren Sie Greylisting, sofern vorhanden. E-Mails werden mit Verzögerungen von einigen Minuten bis zu einigen Stunden eintreffen, die Abwehr von Nachrichten aus “Bot-Netzwerken/Zombi-Netzen” ist jedoch sehr hoch, ein Kompromiß, wenn sie bereits von einer Spamflut “erschlagen” werden,
7. benutzen Sie keine Automatischen Antworten (diese könnten unbeteiligte Dritten vollspammen) oder Abwesenheitsnachrichten in Ihren Konten. Wenn Sie dies unbedingt tun möchten, stellen Sie sicher, dass auf dem entsprechenden Konto so gut wie keine Spam Mail eintrifft, sonst könnten Sie Dritte stören und selbst zum Spammer werden,
8. bringen Sie Ihrem Mailserver bei, dass Nachrichten an unbekannte Konten nicht angenommen, sondern direkt während der SMTP Verbindung abgewiesen werden (z.b. mit “550 no such user”),
9. nutzen Sie eine Filterlösung für Nachrichten, die sie bereits angenommen haben, um “grob” aufzuräumen, wie z.b. SpamAssassin. Hierbei ist es wichtig, dass hier nicht mehr viel ankommt, da diese Anwendungen in der Regel dazu neigen, relativ viel Prozessorzeit/Rechenzeit zu benötigen und den Mailverkehr verlangsamen können,
10. nutzen Sie einen eigenen Mailserver mit statischer IP Anbindung anstelle eines Mailservers eines Providers. In der Regel können Sie so gezielter auf die notwendigen Einstellungen eingehen, als manchmal von einem ISP ermöglicht wird.
Wenn Sie diese 10 Tipps konsequent umsetzen, sollten Sie innerhalb kürzester Zeit deutliche Verbesserungen an Ihrem Spamaufkommen feststellen. Alternativ können Sie sich ja auch mal ein kostenfreies Testkonto für unsere SpamPain Filterengine eröffnen lassen. Wir haben ein entsprechendes Gateway für Windows-basierte Systeme, dass Sie vor jeden beliebigen SMTP-Mailserver installieren können oder nutzen Sie doch einfach unsere hosted-Edition, ganz ohne eigene Software.
